公司代表
一、標(biāo)準(zhǔn)要求
•公司應(yīng)指定一名高層管理代表，無論其其他職責(zé)，來確保公司達(dá)到本標(biāo)準(zhǔn)要求。
•公司應(yīng)協(xié)助非管理類人員選出自己代表以就本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)事項(xiàng)增進(jìn)與高層管理階層的溝通。
二、理解要點(diǎn)
標(biāo)準(zhǔn)要求公司一名高級經(jīng)理擔(dān)任管理者代表，由他負(fù)責(zé)建立、實(shí)施和維持SA8000社會責(zé)任管理體系，確保公司運(yùn)行符合SA8000標(biāo)準(zhǔn)要求。對于大型公司，如跨國公司、跨地區(qū)公司和集團(tuán)公司，可以任命多個管理者代表，組成一個委員會。對于中小企業(yè)，有一個管理者代表就夠了。管理者代表可以是專職的，也可以是兼職的。最高管理者應(yīng)該提供足夠的人力、物力和財力資源，確保社會責(zé)任管理體系的有效實(shí)施。
在公司社會責(zé)任管理體系建立和實(shí)施過程中，管理者代表的作用是明確的，負(fù)責(zé)公司社會責(zé)任事務(wù)，并對最高管理者負(fù)責(zé)。在本標(biāo)準(zhǔn)中，社會責(zé)任管理者代表的責(zé)任就是建立、實(shí)施和維持社會責(zé)任管理體系，確保公司達(dá)到本標(biāo)準(zhǔn)的要求。
與ISO 9000質(zhì)量管理體系和ISO 14000環(huán)境管理體系不同，但與OHSAS 18000職業(yè)安全衛(wèi)生管理體系類似，SA8000標(biāo)準(zhǔn)要求要求公司協(xié)助非管理層員工選出代表，即工人代表，由他們代表工人就有關(guān)社會責(zé)任的議題與公司管理層進(jìn)行溝通。
如果公司有工會或其他類似的工人組織，可以由該組織推舉合適的人選，作為工人和公司管理層之間溝通的橋梁。公司應(yīng)提供適當(dāng)?shù)闹С郑奖愎と舜矶ㄆ诼?lián)絡(luò)和會見工人，收集工人的意見和建議，同時將公司的決定、計(jì)劃和方案傳達(dá)給公司經(jīng)理，同時代表工人與高層經(jīng)理平等協(xié)商。
計(jì)劃與實(shí)施
一、標(biāo)準(zhǔn)要求
•公司應(yīng)確保公司上下都通曉、執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，包括但不限于下列方法：
a）明確界定職能、責(zé)任和職權(quán)；
b）聘用起始對新近和/或臨時員工進(jìn)行培訓(xùn)；
c）對現(xiàn)有員工定期進(jìn)行培訓(xùn)和宣傳；
d）持續(xù)監(jiān)督有關(guān)活動和成效來檢驗(yàn)所實(shí)施體系是否符合公司政策及本標(biāo)準(zhǔn)要求。
• 公司應(yīng)協(xié)助非管理類人員選出自己代表以就本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)事項(xiàng)增進(jìn)與高層管理階層的溝通。
二、理解要點(diǎn)
管理體系的成功實(shí)施，需要公司全體有關(guān)的參與和支持，不能認(rèn)為只有社會責(zé)任職能部門，如人事部，才負(fù)有這方面的責(zé)任，公司所有部門都不能置身事外，這與ISO 9000質(zhì)量管理體系有較大的差異，SA8000社會責(zé)任管理體系必須覆蓋每一個部門每一名員工，因?yàn)槿魏稳说娜魏我豁?xiàng)活動都可能影響到公司社會責(zé)任表現(xiàn)。
社會責(zé)任管理體系是結(jié)構(gòu)化的體系，除了管理者代表，各級管理層及職能部門也要承擔(dān)相應(yīng)的職責(zé)。公司目標(biāo)和管理方案是分級的，需要逐步細(xì)化，最后落實(shí)到人。組織架構(gòu)和職責(zé)也應(yīng)與公司的管理機(jī)構(gòu)相適應(yīng)，并配備必需的人力、物力和財力支持。
公司組織架構(gòu)和職責(zé)劃分是社會責(zé)任管理體系運(yùn)行的關(guān)鍵問題。社會責(zé)任管理體系的建立不可能改變原有的公司管理模式，社會責(zé)任管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立是在原有的管理基礎(chǔ)上補(bǔ)充完成的，這就要求明確職責(zé)，規(guī)定權(quán)限，為社會責(zé)任管理體系的運(yùn)行打好基礎(chǔ)。
社會責(zé)任管理體系需要每一名員工的參與，公司政策和程序要傳達(dá)到全體員工，培訓(xùn)和溝通有助于全體員工意識的提高。公司應(yīng)在招聘新工人包括臨時工時為他們安排適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，對在職工也要安排定期的培訓(xùn)和推廣。
標(biāo)準(zhǔn)要求公司持續(xù)監(jiān)督有關(guān)部門的活動和結(jié)果，確保體系的有效運(yùn)作，達(dá)到公司政策和標(biāo)準(zhǔn)，這就需要公司建立運(yùn)行監(jiān)督檢測機(jī)制和內(nèi)部審核制度。例如，公司應(yīng)該采取適當(dāng)?shù)姆椒?，檢查公司政策和程序是否有效運(yùn)行，社會責(zé)任表現(xiàn)是否違反標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)要求，如是否誤招童工，工人加班時間是否違反法規(guī)，是否拖欠工資，機(jī)器設(shè)備是否安全，工作場所空氣質(zhì)量是否合格，是否為工人提供適當(dāng)?shù)膫€人防護(hù)用品，等等。內(nèi)部審核的目的是評價體系的符合性和有效性，促進(jìn)體系的改進(jìn)，審核依據(jù)是SA8000標(biāo)準(zhǔn)和公司管理體系文件和記錄，審核方法包括：文件記錄的審查、現(xiàn)場觀察和與個人面談。內(nèi)部審核應(yīng)有計(jì)劃系統(tǒng)地進(jìn)行，每年應(yīng)制訂年度審核計(jì)劃。內(nèi)部審核計(jì)劃可以集中一段時間進(jìn)行，也可以逐個要素或逐個部門進(jìn)行。一般體系建立和運(yùn)行初期審核次數(shù)應(yīng)多一些，當(dāng)體系結(jié)構(gòu)有重大變化，公司運(yùn)作發(fā)生重大變化，或者發(fā)生嚴(yán)重事故時，要及時審核。
內(nèi)部審核的效果，很大程度上取決于審核員的技能和知識，因此，內(nèi)部審核員應(yīng)當(dāng)經(jīng)過適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。內(nèi)部審核員應(yīng)與審核對象沒有直接責(zé)任關(guān)系。審核前要做好準(zhǔn)備，包括組成審核小組，制訂檢查表，通知審核對象。內(nèi)部審核要記錄審核結(jié)果，提出審核報告，不符合項(xiàng)及糾正措施建議，送交被審核部門負(fù)責(zé)人。有關(guān)的責(zé)任單位和人員應(yīng)對不符合項(xiàng)及時采取糾正措施，內(nèi)部審核員還要跟蹤檢查，確定不符合項(xiàng)得到糾正。內(nèi)部審核一般采取抽樣調(diào)查的方法，抽樣既要確保一定的數(shù)量，也要確保一定的代表性。
內(nèi)部審核是公司的自我檢查過程，目的是對公司的社會責(zé)任管理體系運(yùn)行情況進(jìn)行評價，了解計(jì)劃和程序是否得到正確的實(shí)施、程序文件是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。內(nèi)部審核結(jié)果應(yīng)上報各層次的管理者，以此來促進(jìn)公司社會責(zé)任管理體系的完善和提高，這是社會責(zé)任管理體系的監(jiān)督環(huán)節(jié)中不可缺少的，也是發(fā)現(xiàn)問題、解決問題和改進(jìn)體系的重要手段。公司完成內(nèi)部審核后才可以進(jìn)行管理評審，在適當(dāng)?shù)臅r候申請外部認(rèn)證審核。
對供應(yīng)商/分包商和分供商的監(jiān)控
一、標(biāo)準(zhǔn)要求
•公司應(yīng)該建立和維持適當(dāng)?shù)某绦?在評估和挑選供貨商/分包商若情況允許下級供貨商時應(yīng)考慮其滿足本標(biāo)準(zhǔn)要求的能力。
•公司應(yīng)該保留適當(dāng)?shù)募o(jì)錄記載供貨商/分包商若情況允許下級供貨商對社會責(zé)任的承諾,包括但不限于下列書面的承諾：
a）符合本標(biāo)準(zhǔn)的所有規(guī)定(包括本條規(guī)定)；
b）在公司的要求之下參與公司的監(jiān)督活動；
c）及時補(bǔ)救違反本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的任何不符合事項(xiàng)；
d）及時完整的向公司通報所有與之有商業(yè)關(guān)系的其它供貨商和分包商及下級供貨商
• 公司應(yīng)該維持合理的證據(jù),證明供貨商和分包商能夠達(dá)到本標(biāo)準(zhǔn)中和各項(xiàng)規(guī)定。
• 除上述規(guī)定外如果公司接收處理或經(jīng)營任何出自居家工人的供貨商和分包商及下級供貨商的產(chǎn)品和/或服務(wù)公司應(yīng)采取特別措施保證這些居家工人享有以本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定向直接雇員提供的相似程度的保護(hù)這些特別措施包括但不限于：
a）訂立具法律效力的書面購買合同載明最低要求應(yīng)與本標(biāo)準(zhǔn)相符；
b）確保居家工人及所有與該書面購買合同有關(guān)人員理解并能貫徹合同要求；
c）在公司內(nèi)保留詳細(xì)記載有關(guān)居家工人身份所提供的產(chǎn)品/服務(wù)以及工作時數(shù)的全面資料；
d）頻繁進(jìn)行事先通知或未通知的審查活動以確保該書面購買合同得以貫徹實(shí)施。
二、理解要點(diǎn)
盡管標(biāo)準(zhǔn)沒有要求對公司的供應(yīng)商/分包商或分供商進(jìn)行審核，標(biāo)準(zhǔn)仍然要求公司對其供應(yīng)商和分包商采取必要的行動，最終將SA8000標(biāo)準(zhǔn)要求通過供應(yīng)鏈推廣到所有成員，從而更大程度地改善一個行業(yè)、一個地區(qū)，乃至全球的社會責(zé)任表現(xiàn)。
標(biāo)準(zhǔn)要求公司建立和維持適當(dāng)?shù)某绦?，根?jù)供應(yīng)商/分包商或分供商的社會責(zé)任表現(xiàn)，監(jiān)督供應(yīng)商/分包商，選擇表現(xiàn)良好的，淘汰表現(xiàn)不好的，從而鼓勵所有供應(yīng)商/分包商或分供商采取措施改善其社會責(zé)任表現(xiàn)。
公司可以定期和不定期地訪問供應(yīng)商/分包商，檢查供應(yīng)商/分包商的社會責(zé)任表現(xiàn)，監(jiān)督供應(yīng)商/分包商的行動，發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)時及時采取補(bǔ)救措施和糾正措施。公司還應(yīng)了解供應(yīng)商與其供應(yīng)商/分包商的商業(yè)關(guān)系，防止供應(yīng)商或分包商嚴(yán)重違反SA8000標(biāo)準(zhǔn)，如使用童工、監(jiān)獄勞動和其他強(qiáng)迫勞動等。公司應(yīng)保存供應(yīng)商/分包商簽署的社會責(zé)任承諾，以及公司監(jiān)督供應(yīng)商/分包商的活動證據(jù)。
對供應(yīng)商/分包商和分供商的社會責(zé)任表現(xiàn)進(jìn)行監(jiān)督和控制，對公司來說是有一定困難的。由于買賣雙方的利益沖突，供應(yīng)商/分包商往往不愿將有關(guān)競爭性的因素，如原料來源、勞動成本、生產(chǎn)技術(shù)、生產(chǎn)流程、生產(chǎn)設(shè)備等資料提供給買方，特別是一些非重要的客戶。
對于使用家庭工人作為供應(yīng)商或分包商的公司，2001版標(biāo)準(zhǔn)提出了明確的規(guī)定，要求公司采取特別的措施，提供綜合和有效的證據(jù)，確保家庭工人符合SA8000標(biāo)準(zhǔn)的要求。
處理疑慮和采取糾正行動
一、標(biāo)準(zhǔn)要求
•當(dāng)員工和其它利益團(tuán)體質(zhì)疑公司是否符合或不符合公司政策或本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的事項(xiàng)時，公司應(yīng)該調(diào)查處理并做出反應(yīng)；員工如果提供關(guān)于公司是否遵守本標(biāo)準(zhǔn)的資料，公司不可對其采取懲罰解雇或歧視的行為。
•如果發(fā)現(xiàn)任何違反公司政策和/或本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定事項(xiàng)，公司應(yīng)該根據(jù)其性質(zhì)和嚴(yán)重性，調(diào)配相應(yīng)的資源予以適當(dāng)?shù)难a(bǔ)救和糾正行動。
二、理解要點(diǎn)
關(guān)注公司社會責(zé)任表現(xiàn)的利益相關(guān)者有很多，其中主要包括公司雇員、工會組織、消費(fèi)者組織、股東組織、婦女組織、兒童保護(hù)組織、社區(qū)組織、勞工團(tuán)體和宗教團(tuán)體等等。
標(biāo)準(zhǔn)要求公司將其社會責(zé)任承諾及表現(xiàn)向外界公開，特別是利益相關(guān)者，對利益相關(guān)者提出的建議、意見、要求和投訴，應(yīng)作出積極的反應(yīng)，如調(diào)查事件的原因，并作出回答。公司不得因員工向外界提供資料而采取懲罰、解雇或歧視等行為。
很多公司在工廠設(shè)立一個意見箱來收集工人的意見和建議。有些公司設(shè)立一個專線電話，定期開通以聽取工人的意見。一種有效的辦法是公司執(zhí)行“開門政策”，工人可以隨時向公司經(jīng)理提出他們的問題。另外，工人代表和工會也可以起到有效的作用。
對于經(jīng)查實(shí)的不符合項(xiàng)，公司應(yīng)及時采取補(bǔ)救和糾正行動，并提供適當(dāng)?shù)娜肆?、物力或財力資源。
對外溝通
一、標(biāo)準(zhǔn)要求
•公司應(yīng)該建立和維持適當(dāng)?shù)某绦?，就公司在?zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)各項(xiàng)要求上的表現(xiàn)，向所有利益團(tuán)體定期提供相關(guān)的數(shù)據(jù)和資料，所提供的資料應(yīng)該包括但不限于管理審核和監(jiān)督活動的結(jié)果。
二、理解要點(diǎn)
公司應(yīng)該建立與利益相關(guān)者的聯(lián)系，如當(dāng)?shù)毓?、商會、兒童保護(hù)組織、青年組織和勞工組織，向他們通報公司對外溝通的政策和程序，定期或不定期地向他們通報公司實(shí)施SA8000標(biāo)準(zhǔn)的成績和問題。公司可以訪問利益相關(guān)者或者邀請他們訪問公司，安排他們與公司管理層和工人代表座談，征詢他們的意見。公司有必要制訂對外溝通的計(jì)劃并保存對外溝通的記錄。
核實(shí)渠道
一、標(biāo)準(zhǔn)要求
•如果合同有此要求，公司應(yīng)該給有關(guān)方面提供合理的信息和取得信息的渠道，以供其核實(shí)公司是否符合本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定；如果合同中有進(jìn)一步的要求，公司應(yīng)該透過采購合同的條文,要求供貨商和分包商提供相似的信息和取得信息的渠道。
二、理解要點(diǎn)
與公司簽署社會責(zé)任合約的利益相關(guān)者可能很多，一般包括公司客戶、行業(yè)協(xié)會、當(dāng)?shù)毓?dāng)?shù)厣鐓^(qū)組織和當(dāng)?shù)卣?。零售商、品牌公司及其采購代理商是供?yīng)商和合約工廠的最重要的利益相關(guān)者之一。作為買家，他們可能要求公司簽署承諾聲明，承諾遵守社會責(zé)任守則，同意接受買家代表或者他們指定的審核機(jī)構(gòu)對公司進(jìn)行社會責(zé)任審核，公司則應(yīng)當(dāng)提供合理的資料和核實(shí)渠道。
有些合約可能要求公司采取措施，對其供應(yīng)商和分包商的社會責(zé)任表現(xiàn)加以監(jiān)督和控制，公司則應(yīng)在其與供應(yīng)商的采購合同中增加適當(dāng)?shù)臈l款，要求供應(yīng)商執(zhí)行。依次類推，供應(yīng)商也應(yīng)對其分包商進(jìn)行監(jiān)督和控制。
記錄
一、標(biāo)準(zhǔn)要求
•公司應(yīng)該保留適當(dāng)?shù)挠涗泚碜C明公司符合本標(biāo)準(zhǔn)中的各項(xiàng)規(guī)定。
二、理解要點(diǎn)
標(biāo)準(zhǔn)沒有具體要求公司應(yīng)該建立并保持哪些記錄才是“足夠”，公司可以根據(jù)實(shí)際情況，本著“少而精”的原則，合理規(guī)劃公司所要記錄的種類、形式和內(nèi)容。一般來講，公司應(yīng)當(dāng)保持的記錄包括：
（1）公司政策文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司組織架構(gòu)圖、勞動年審記錄、公司守則、獎罰制度、勞動紀(jì)律、招工程序、工作時間安排、工資等級、工資計(jì)算方法、社會責(zé)任手冊及程序文件。
（2）人事檔案，如招工登記表、身份證副本、年齡證明副本、入職日期、勞動合同和員工表現(xiàn)記錄。
（3）工作時間記錄，如考勤表、工時記錄卡、請假記錄、加班記錄和生產(chǎn)記錄。
（4）工資福利記錄，如工作成績（產(chǎn)量）記錄、工資表、工資計(jì)算記錄、加班工資、津貼和獎金記錄、扣款記錄、社會保險資料和員工福利記錄。
（5）安全衛(wèi)生記錄，如機(jī)器設(shè)備檢查記錄、滅火器檢查記錄、事故記錄、安全計(jì)劃、應(yīng)急反應(yīng)方案、空氣測試報告、設(shè)備合格證書、疏散演習(xí)記錄、安全培訓(xùn)記錄和糾正行動記錄。
（6）供應(yīng)商檔案，如供應(yīng)商基本情況、供應(yīng)商承諾書、供應(yīng)商監(jiān)督檢查報告和記錄、供應(yīng)商糾正行動報告、供應(yīng)商管理制度及供應(yīng)商評估報告。
（7）對內(nèi)外溝通記錄，如對外溝通計(jì)劃和報告，內(nèi)部溝通計(jì)劃和記錄，投訴和申訴記錄及處理結(jié)果。